Personvernerklæring

Vi har to ulike roller etter GDPR, og hvilke rettigheter du har avhenger av hvilken av dem som gjelder deg.

• Behandlingsansvarlig er vi for opplysninger om våre egne kunder og kontaktpersoner, om besøkende på sapient.no, og for fakturering, support og markedsføring. Da bestemmer vi selv formål og midler.
• Databehandler er vi for innholdet i samtalene som kommer inn på en kundes egen telefonlinje eller chat — det innringere sier, transkripter, opptak og kundeprofiler. Der er det kunden som er behandlingsansvarlig og bestemmer formålet; vi behandler opplysningene kun etter kundens instruks og etter databehandleravtalen.

Er du innringer og vil vite hvordan opplysningene dine brukes, er det virksomheten du ringte som er rett adressat. Tar du kontakt med oss, hjelper vi deg videre til dem.

Nordic Cognitive Labs AS (org. 933 866 327), Oslo, Norge. Kontakt: [email protected].

• Kontakt- og kontoinformasjon: navn, e-post, telefon, bedrift og rolle når du registrerer deg eller tar kontakt.
• Bruksdata: sider besøkt, klikk, IP-adresse, nettleser og operativsystem for å forbedre tjenesten.
• Anropsdata: når du bruker AI-resepsjonisten — metadata om anrop, transkripter, og opplysningene innringere oppgir til assistenten. Lyden fra samtalen behandles i sanntid av en AI-modell hos Google for å forstå og svare. Lydopptak lagres bare hvis kunden har slått på opptak for den agenten; det er avslått som standard og kan varsles til innringeren ved svar.
• Faktureringsinformasjon: organisasjonsnummer, fakturaadresse, betalingshistorikk.

• Levere tjenesten — rettsgrunnlag: avtale.
• Fakturering og regnskap — rettsgrunnlag: avtale + lovkrav.
• Sikkerhet og misbruksforebygging — rettsgrunnlag: berettiget interesse.
• Markedsføring — rettsgrunnlag: samtykke (kan trekkes når som helst).
• Forbedring av tjenesten — rettsgrunnlag: berettiget interesse, basert på aggregerte og anonymiserte data.

Dette er hele listen over underdatabehandlere vi bruker for å levere tjenesten, hva de gjør og hvor behandlingen skjer. Listen oppdateres når vi tar i bruk eller slutter å bruke en leverandør.

• Google Cloud Platform — drift, database og fillagring, inkludert opptak og transkripter. Region europe-north1 (Finland).
• Google (Gemini API / Vertex AI) — selve AI-behandlingen: lyd fra samtalen strømmes hit i sanntid, og modellen produserer svar, transkript og sammendrag. Behandlingen kan skje utenfor EØS, se punkt 9.
• OpenAI og xAI — alternative stemmemodeller («Advanced» og «Swift» i panelet). Brukes bare for agenter der kunden har valgt en av dem; da strømmes lyden fra samtalen til den valgte leverandøren. USA, se punkt 9.
• Anthropic (Claude API) — flytassistenten i panelet, som endrer en agent når kunden ber om det. Den leser det kunden skriver, agentens oppsett og kunnskapsbase, og ved behov transkripter og sammendrag av nylige samtaler. Behandlingen kan skje utenfor EØS, se punkt 9.
• Telnyx — telefoni. Lyd og innringers nummer transitterer Telnyx sitt nett, som kan innebære behandling utenfor EØS. Ingen opptak gjøres hos Telnyx — lyden lagres av oss i EU.
• Stripe — betaling og fakturering for våre kunder (ikke innringere). Irland/USA.
• Sentry — feilrapportering fra tjenesten. EU-region. Kan inneholde IP-adresse og teknisk kontekst.
• Cloudflare — DNS, TLS og trafikkbeskyttelse foran nettstedet og API-et. Global infrastruktur, EU-terminering.
• Google Workspace (Gmail) — utgående e-post, inkludert varsler om skjemainnsendelser fra sapient.no.
• Slack — intern varsling til salgsteamet når noen fyller ut demo- eller kontaktskjemaet. Varselet inneholder bransje, størrelse, firmanavn og en lenke til henvendelsen i panelet — ikke navn, e-postadresse, telefonnummer eller det du skrev i meldingsfeltet. USA.
• Mistral (via Google Vertex AI) — tekstgjenkjenning (OCR) i dokumenter kunden laster opp til kunnskapsbasen.
• Google Maps Platform — oppslag av virksomhetsinformasjon når en kunde setter opp en agent.
• Google Analytics 4 — besøksstatistikk på sapient.no. Kun etter samtykke, med anonymisert IP.
• Contentsquare — anonymiserte heatmaps og bruksmønstre på sapient.no. Kun etter samtykke.
• Tjenester kunden selv kobler til — for eksempel Google Calendar, Microsoft 365, Fiken, Tripletex, Salesforce eller HubSpot. Disse aktiveres av kunden, og opplysningene som sendes dit styres av kundens eget oppsett.

Vi inngår databehandleravtale med alle underdatabehandlere i tråd med GDPR artikkel 28. Vår egen databehandleravtale overfor kunder viser til denne listen.

• Konto- og kundeinformasjon: så lenge du er kunde, deretter 5 år for regnskapsformål (bokføringsloven).
• Anropsdata, transkripter og opptak: 90 dager som standard. Oppbevaringstiden settes av kunden per arbeidsområde og kan være kortere eller lengre. Kunden kan slette en enkelt samtale når som helst, og da slettes også opptaket.
• Slettet konto eller arbeidsområde: markeres som slettet med en gang, og slettes endelig etter 30 dager.
• Skjemainnsendelser fra sapient.no (demo, kontakt): oppbevares så lenge det er nødvendig for å følge opp henvendelsen, med dokumentert samtykke (tidspunkt, IP og hvilken versjon av denne erklæringen som ble vist). Skjemaet avvises hvis samtykket mangler, så det finnes ingen innsendelse uten den dokumentasjonen.
• Bruksdata (analyse): opptil 14 måneder hos Google Analytics og i henhold til gjeldende Contentsquare-plan og innstillinger. Se cookie-erklæringen for informasjonskapslenes levetid.
• Markedsføringsdata: til samtykket trekkes.

Du har rett til:

• Innsyn i opplysningene vi har om deg
• Retting av feilaktige opplysninger
• Sletting (når lovkrav tillater)
• Begrensning av behandling
• Dataportabilitet
• Innsigelse mot behandling basert på berettiget interesse
• Trekke samtykke når som helst
• Klage til Datatilsynet — datatilsynet.no

Send forespørsel til [email protected] — vi svarer innen 30 dager.

Se vår Cookie-policy for hvilke informasjonskapsler vi setter, og hvordan du kan administrere dem.

All trafikk overføres kryptert (TLS 1.2 eller nyere), og data er kryptert ved lagring hos leverandøren. Drift og lagring i EU (Google Cloud, europe-north1). Tilgangskontroll basert på minste-privilegium-prinsippet, logging av tilganger og regelmessige sikkerhetsgjennomganger.

Vi bruker ikke ende-til-ende-kryptering, og hevder det ikke: for å kunne svare innringeren må tjenesten kunne lese innholdet i samtalen, og både vi og AI-leverandøren behandler innholdet i klartekst underveis.

Drift og lagring skjer i EU. Noen deler av tjenesten innebærer likevel behandling som kan skje utenfor EØS, og vi sier det rett ut framfor å love noe annet:

• AI-behandlingen av samtalene utføres av Google, eller av OpenAI eller xAI for agenter der kunden har valgt en av deres stemmemodeller. Lyd og tekst fra samtalen sendes til den valgte modelltjenesten, som kan behandle dem utenfor EØS.
• Flytassistenten i panelet kjører på Anthropics Claude API. Det kunden skriver, agentens oppsett og de samtaletranskriptene assistenten leser, sendes dit og kan behandles utenfor EØS.
• Telefonitrafikken går gjennom Telnyx og kan innebære behandling utenfor EØS. Telnyx gjør ingen opptak for oss; lydfilen lagres i EU.

For alle benyttes EU-kommisjonens standard kontraktsklausuler (SCC, modul 3 der vi opptrer som databehandler) som overføringsgrunnlag, sammen med supplerende tiltak. Vi skriver dette eksplisitt fordi «dataene forlater aldri Europa» ville vært feil.

Vi kan oppdatere denne erklæringen ved endringer i tjenesten, sub-prosessorer eller regelverk. Vesentlige endringer varsles på e-post.

Spørsmål om personvern? [email protected]